Delegado de Proteccion de Datos: cuando es obligatorio y que hace

El delegado de protección de datos se ha convertido en una figura clave para muchas organizaciones desde la entrada en vigor del RGPD. Sin embargo, existe confusión sobre cuándo es realmente obligatorio contar con uno y qué funciones debe desempeñar. Si tienes dudas sobre si tu empresa necesita designar un DPO, este artículo te aclara los puntos esenciales.

Qué es el delegado de protección de datos

El delegado de protección de datos (DPO, por sus siglas en inglés) es el profesional encargado de supervisar el cumplimiento de la normativa de protección de datos dentro de una organización. Actúa como enlace entre la empresa, los interesados y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Según el RGPD y la LOPDGDD, el DPO debe tener conocimientos especializados en derecho y práctica de protección de datos. Puede ser un empleado interno o un profesional externo contratado mediante un acuerdo de servicios.

Cuándo es obligatorio designar un DPO

El artículo 37 del RGPD establece tres supuestos en los que el DPO obligatorio aplica:

• Autoridades y organismos públicos: excepto tribunales en ejercicio de su función judicial.
• Observación habitual y sistemática: cuando las actividades principales requieran una observación regular y sistemática de interesados a gran escala.
• Tratamiento de datos sensibles a gran escala: categorías especiales de datos o datos relativos a condenas e infracciones penales.

Casos específicos en España según la LOPDGDD

La LOPDGDD amplía los supuestos de designación obligatoria. Deben contar con un delegado de protección de datos:

• Colegios profesionales y sus consejos generales
• Centros docentes y universidades
• Entidades que exploten redes y presten servicios de comunicaciones electrónicas
• Prestadores de servicios de la sociedad de la información que elaboren perfiles de usuarios a gran escala
• Entidades de crédito y aseguradoras
• Empresas de seguridad privada
• Centros sanitarios obligados a mantener historiales clínicos
• Federaciones deportivas cuando traten datos de menores

Si tu actividad no encaja en estos supuestos, la designación es voluntaria pero puede resultar recomendable. Todo depende del volumen y tipo de datos que manejes.

Funciones del DPO según el RGPD

Las funciones DPO RGPD están definidas en el artículo 39 del Reglamento. Son responsabilidades mínimas que no pueden limitarse:

• Informar y asesorar: al responsable, encargado y empleados sobre sus obligaciones normativas.
• Supervisar el cumplimiento: verificar que se aplican correctamente las políticas de protección de datos.
• Asesorar sobre evaluaciones de impacto: participar en el análisis de riesgos de tratamientos especialmente sensibles.
• Cooperar con la autoridad de control: actuar como punto de contacto con la AEPD.
• Atender consultas: resolver dudas de los interesados sobre el tratamiento de sus datos.

El DPO trabaja de forma coordinada con otros elementos del sistema de cumplimiento. Por ejemplo, debe asegurarse de que exista un Registro de Actividades de Tratamiento: qué es y cómo hacerlo actualizado y completo.

Independencia y recursos

El RGPD garantiza la independencia del delegado de protección de datos. La organización no puede darle instrucciones sobre cómo ejercer sus funciones ni destituirlo por cumplir sus tareas. Además, debe facilitarle los recursos necesarios para desempeñar su labor.

Errores frecuentes sobre el DPO

• Confundir DPO con responsable de seguridad: son figuras distintas con funciones diferentes. El DPO supervisa; no ejecuta medidas técnicas.
• Designar un DPO sin cualificación: nombrar a cualquier empleado sin formación específica puede derivar en incumplimientos graves.
• No comunicar el nombramiento a la AEPD: es obligatorio notificar la designación en el plazo de 10 días.
• Limitar su acceso a información: el DPO necesita acceder a todos los tratamientos para cumplir su función. También debe coordinarse con el Encargado de tratamiento: contrato y obligaciones legales cuando exista.

DPO interno o externo: qué opción elegir

Ambas opciones son válidas según el RGPD. La elección depende de factores como el tamaño de la organización, el volumen de tratamientos y el presupuesto disponible.

Un DPO externo ofrece ventajas para pymes y autónomos: coste predecible, experiencia multisectorial y mayor garantía de independencia. Un DPO interno puede ser preferible en organizaciones grandes con tratamientos complejos que requieran dedicación exclusiva.

Conclusión

Determinar si necesitas un delegado de protección de datos requiere analizar tu actividad, el tipo de datos que tratas y si encajas en los supuestos legales. Tanto si es obligatorio como si decides designarlo voluntariamente, contar con un DPO cualificado reduce riesgos de sanción y mejora la confianza de tus clientes.

Si no tienes claro si tu empresa debe contar con esta figura o necesitas apoyo profesional para cumplir con el RGPD y la LOPDGDD, consulta si necesitas un DPO y recibe asesoramiento adaptado a tu situación.