Proteccion de datos en empresas de recursos humanos y ETTs

Las empresas de recursos humanos y ETTs manejan información especialmente sensible: currículums, nóminas, datos de salud, antecedentes laborales y evaluaciones de desempeño. Este volumen de datos personales convierte al sector en uno de los más expuestos a inspecciones de la AEPD y potenciales sanciones. Si gestionas una ETT, consultora de selección o departamento de RRHH, necesitas conocer exactamente qué exige la normativa y cómo cumplirla sin paralizar tu operativa diaria.

Por qué la protección de datos en recursos humanos y ETT es crítica

El tratamiento de datos en el ámbito laboral tiene particularidades que lo diferencian de otros sectores. No solo procesas información de candidatos, sino también de empleados cedidos, clientes empresariales y proveedores. Esta cadena multiplica los riesgos y las obligaciones.

El RGPD y la LOPDGDD establecen requisitos específicos que afectan directamente a la gestión de personal. Para entender cómo se complementan ambas normas, te recomendamos consultar nuestra guía sobre Diferencias entre LOPD, LOPDGDD y RGPD: guía clara para empresas.

Datos que tratan las ETTs y consultoras de RRHH

• Datos identificativos y de contacto de candidatos
• Información académica y experiencia profesional
• Datos bancarios para gestión de nóminas
• Información de salud (reconocimientos médicos, bajas)
• Evaluaciones de desempeño y referencias laborales
• Datos de afiliación sindical en determinados casos

Varios de estos datos pertenecen a categorías especiales según el artículo 9 del RGPD, lo que exige medidas de protección reforzadas.

Obligaciones RGPD en RRHH: qué debes cumplir

Base legitimadora del tratamiento

En el contexto laboral, las bases legales más habituales son:

1. Ejecución del contrato para empleados y trabajadores cedidos
2. Consentimiento para candidatos en procesos de selección
3. Obligación legal para comunicaciones a Seguridad Social o Hacienda
4. Interés legítimo en casos específicos debidamente documentados

Información y transparencia

Debes informar a candidatos y empleados sobre el tratamiento de sus datos. Esto incluye cláusulas en formularios de selección, contratos laborales y políticas internas accesibles.

Plazos de conservación

Los currículums de candidatos no seleccionados deben eliminarse en un plazo razonable, generalmente 24 meses salvo consentimiento expreso. Los datos de empleados se conservan según obligaciones fiscales y laborales, habitualmente entre 4 y 6 años tras finalizar la relación.

Relación ETT – empresa usuaria

La cesión de trabajadores implica que tanto la ETT como la empresa cliente tratan datos personales. Es imprescindible formalizar contratos de encargado del tratamiento o definir claramente las responsabilidades de cada parte como corresponsables.

Medidas de seguridad específicas para datos de empleados

La protección de datos de empleados requiere implementar medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo:

• Control de accesos a expedientes de personal
• Cifrado de bases de datos con información sensible
• Protocolos de confidencialidad para el equipo de RRHH
• Procedimientos ante brechas de seguridad
• Formación periódica al personal que maneja datos

Dependiendo del volumen de datos tratados y el tipo de información, puede ser obligatorio designar un Delegado de Protección de Datos. Consulta en qué casos aplica esta obligación en nuestro artículo sobre Delegado de Protección de Datos: cuándo es obligatorio y qué hace.

Ejemplo práctico

Caso: Una ETT de Valencia recibe una inspección de la AEPD tras la denuncia de un candidato que solicitó la eliminación de su CV sin obtener respuesta. La investigación revela que la empresa conservaba currículums durante 5 años sin base legal y carecía de procedimiento para atender derechos. Resultado: sanción de 15.000 euros y requerimiento de adecuación inmediata.

Errores frecuentes en protección de datos en RRHH

• No informar adecuadamente en los procesos de selección
• Conservar CVs indefinidamente sin depuración
• Compartir datos con clientes sin contrato que lo ampare
• Enviar nóminas sin las debidas medidas de seguridad
• No atender ejercicios de derechos en plazo

Cumple con la normativa y protege tu negocio

La gestión de datos en recursos humanos y ETTs no admite improvisación. Una adecuación profesional te permite operar con seguridad jurídica, generar confianza en clientes y candidatos, y evitar sanciones que pueden superar los 20 millones de euros en casos graves.

Si necesitas revisar el cumplimiento de tu empresa de selección, ETT o departamento de RRHH, nuestro equipo puede ayudarte. Cumple con el RGPD en tu empresa de RRHH con un servicio adaptado a tu sector y volumen de datos.